De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). In dit privacyreglement wordt u geïnformeerd over uw rechten en de plichten van de therapeut die gelden op grond van de AVG en de WGBO.
Onderaan deze pagina volgt een bijlage “Derden in gegevensverwerking” waarin ik aangeef welke informatie wordt opgeslagen en bij welke externe gegevensverwerker. De verwerkingsovereenkomsten zijn als linkjes in deze bijlage opgenomen.
- Uw privacy
Uw behandelend therapeut zal er alles aan doen om uw privacy te waarborgen door te voldoen aan de eisen die de AVG stelt. Dit betekent dat de therapeut:
- Als enige toegang heeft tot de gegevens in uw dossier.
- Zorgvuldig zal omgaan met uw persoonlijke en medische gegevens.
- Zal zorgen voor een goede beveiliging tegen onbevoegde toegang tot uw gegevens.
- Geheimhouding zal betrachten ten aanzien van de door u verstrekte gegevens (beroepsgeheim).
- Bij gebruikmaking van de diensten van derden, bijv. een accountant of een administrateur, hiermee een verwerkingsovereenkomst[1] heeft afgesloten.
2. Dossiervorming
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat de behandelende therapeut, een dossier aanlegt. Dit is een wettelijke plicht opgelegd door de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Uw dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidstoestand en gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen, alsmede gegevens die voor uw behandeling noodzakelijk zijn die, na uw expliciete toestemming, zijn opgevraagd bij een andere zorgverlener, bijvoorbeeld bij de huisarts.
De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
- Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
- Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
- Bij visitatie van de praktijk kan inzage worden gegeven in de opbouw van het dossier ter controle op volledigheid, waarbij personalia volledig onherkenbaar zal zijn gemaakt voor de visiteur.
- Een klein deel van de gegevens uit uw dossier zal worden gebruikt voor de financiële administratie, zodat een factuur kan worden opgesteld.
Indien de therapeut vanwege andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal deze u eerst informeren en expliciet om uw toestemming vragen.
3. Persoonlijke gegevens op uw zorgnota
Op de zorgnota die u ontvangt staan de gegevens die door de zorgverzekeraar verplicht gevraagd worden, zodat u deze nota kan declareren bij uw zorgverzekeraar.
- Uw naam, adres, woonplaats.
- Uw geboortedatum.
- De datum en de omschrijving van de behandeling, zoals ‘Behandeling Reflexzonetherapie’.
- De kosten van het consult.
4. Complementaire zorg
U bent in behandeling of overweegt in behandeling te gaan bij een natuurgeneeskundig therapeut. In Nederland staat het iedereen vrij om, naast de zogenaamde eerstelijnszorg[2], te kiezen voor complementaire zorg. Complementaire zorg is aanvullende zorg, die gegeven wordt naast de reguliere zorg. Deze zorg komt niet in plaats van de reguliere zorg maar vormt daarop een aanvulling.
5. Aanvullende behandeling
- De therapeut stelt geen diagnose maar gaat samen met u op zoek naar een aanvullende behandeling.
- De therapeut gaat ervan uit dat u zich, wanneer dit nodig mocht zijn, voor het stellen van een diagnose allereerst wendt tot uw huisarts of specialist.
- Een aanvullende behandeling kan toegepast worden naast de reguliere behandeling die u eventueel volgt.
- Een aanvullende behandeling kan alleen toegepast worden wanneer de therapeut daartoe aanleiding ziet op grond van de door haar afgenomen anamnese en vanuit de visie dat zij iets voor u kan betekenen met haar therapievorm.
- Na toestemming uwerzijds zal de therapeut starten met de behandeling, ervan uitgaande dat u de adviezen die hieruit voortvloeien in acht neemt.
6. Dossiervorming
- De cliënt verplicht zich tijdens de intake en anamnese relevante informatie aan de therapeut te verstrekken.
- De cliënt heeft het recht tot inzage in, correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens in het cliëntendossier.
- Gegevens in het cliëntendossier blijven zoals in de wet op de behandelovereenkomst wordt vereist, 20 jaar bewaard.
- De cliënt heeft het recht op vernietiging van het cliëntendossier binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek. Het verzoek van vernietiging zal worden gearchiveerd.
7. Gebruik van medicijnen/supplementen
- Medicijnen en/of andere behandelingen welke u zijn voorgeschreven door uw behandelend arts, blijft u gedurende deze behandeling gebruiken en/of volgen.
- Verandering van inname en/of dosering wordt uitsluitend door uw arts voorgeschreven.
- Producten op natuurlijke basis, welke u vanuit de reflexzone therapeutische anamnese worden aanbevolen, zijn een advies welke de therapeut u verstrekt. U bepaalt zelf of u dit advies opvolgt.
8. Duur van de behandeling
- Bij de behandeling van acute aandoeningen of klachten dient een behandelperiode van minstens vier tot zes behandelingen in acht worden genomen.
- Bij chronische aandoeningen of klachten wordt uitgegaan van een periode van minstens zes tot acht behandelingen.
- Indien er tijdens deze periode geen duidelijke verbetering optreedt, zal de therapie in overleg worden gestopt.
- De therapeut verplicht zich de cliënt correct door te verwijzen naar een collega-therapeut of een arts, indien zijn behandeling niet geëigend en/of toereikend is.
- U heeft documentatie ontvangen over reacties die kunnen optreden voor, tijdens en na de behandeling.
- Tevens is u verteld dat het volgen van een therapie geen garantie biedt voor een proces van herstel of genezing.
9. Beroepsvereniging VNRT
- Reflexzonetherapeuten welke zijn aangesloten bij de Vereniging van Nederlandse Reflexzone Therapeuten (VNRT) hebben een afgeronde opleiding Reflexzonetherapie en Medische Basiskennis op HBO-niveau.
- Alle therapeuten van de VNRT staan geregistreerd bij de Stichting Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ).
- De therapeut is gehouden te handelen conform regelgeving. Deze regels zijn door de Beroepsvereniging in de reglementen van de vereniging vastgelegd. Daarnaast zijn deze regels door de wetgever vastgelegd in de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO). Genoemde documenten zijn in de praktijk aanwezig en kunnen, indien gewenst, te allen tijde worden ingezien.
10. Klachtenregeling Wkkgz
Bij het verlenen van goede zorg past ook een goede omgang met (signalen van) onvrede over de zorg of diensten. Als licentielid van de VNRT is de therapeut op grond van de Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) verplicht een klachtenregeling te treffen voor haar cliënten. Dit wordt geregeld via de beroepsvereniging VNRT. De therapeut is tevens aangesloten bij Stichting Complementaire en Alternatieve Gezondheidszorg (SCAG). Het centrum voor klachten- en geschillenafhandeling in de complementaire zorg
- Het is belangrijk om uw onvrede of klacht bespreekbaar te maken.
- De VNRT heeft een klachtenreglement opgesteld waarin de algemene regels van de VNRT voor de omgang met onvrede, ervaren tekorten of klachten beschreven staan.
- Voelt u zich niet in staat uw onvrede of klacht met de therapeut te bespreken, laat de situatie dit niet toe of komt u er samen niet uit? Dan kunt u gebruikmaken van een gratis klachtenfunctionaris. Deze ondersteunt u bij het formuleren van uw klacht of onvrede en bij het onderzoeken van oplossingen.
- Als de inzet van de klachtenfunctionaris of de wijze waarop uw onvrede of klacht is afgehandeld voor u onbevredigend is, dan kunt u zich wenden tot de geschillencommissie. Deze geschillencommissie is onafhankelijk van alle partijen en gespecialiseerd in de complementaire zorg.
11. Toestemming inlichten huisarts/specialist (indien nodig) *
- U geeft * wel/geen toestemming om uw huisarts of specialist in te lichten over het verloop c.q. resultaat van de reflexzonebehandelingen in de praktijk, mocht dit noodzakelijk zijn.
Indien u het prettig vindt kunnen we t.b.v. een behandeltraject deze overeenkomst printen en ondertekenen.
[1] Verwerkingsovereenkomst is een overeenkomst waarin de verwerker en de therapeut gemaakte afspraken over de verwerking van gegevens vastlegt.
[2] Eerstelijnszorg betekent onder meer dat artsen en specialisten verantwoordelijk en bevoegd zijn diagnoses te stellen en cliënten te verwijzen.
BIJLAGE
Derden in gegevensverwerking
Laatste update: 03-07-2025
—–
Ten behoeve van een zorgvuldig behandeltraject en prettige communicatie en evaluatie, maak ik vanuit mijn voetreflexpraktijk Volg je voeten gebruik van een aantal externe partijen. Deze partijen worden hier genoemd op volgorde van wanneer u het tegenkomt.
- Website www.wendyvanslooten.nl
Mijn website slaat momenteel geen cookies op. Mocht dit veranderen, dan pas ik deze informatie aan en zal bij het openen van de website een cookiemelding/verklaring volgen, met een uitnodiging om die wel of niet te accepteren.
- Calendly
Om inzage te bieden in de agenda van mijn praktijk, en om service te bieden dat u gemakkelijk zelf een afspraak kunt inplannen, maak ik gebruik van de online agenda tool Calendly. Het doel is basisgegevens verzamelen om een afspraak te plannen in mijn agenda en die van de klant. Hiervoor is het nodig dat u uw naam, e-mailadres en telefoonnummer invult. Als u dit niet prettig vindt, kunt u uiteraard contact met mij opnemen. Dan plannen we de afspraak persoonlijk in. De ingevulde gegevens komen in mijn agenda en in mijn mailbox, welke uiteraard zijn beveiligd met een wachtwoord. Ik bewaar deze gegevens tijdens het behandeltraject en soms ook langer als mensen klant blijven. Op verzoek kan ik deze gegevens eerder verwijderen.
| Calendly: | “Calendly is fully committed to compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR). We understand the importance of incorporating standards put forth by GDPR into our data practices and making sure our customers, whether citizens of the EU or businesses that use Calendly with European customers, feel secure and confident to continue using Calendly. In response to GDPR, we have developed new features (including cookie management tools and data deletion processes), enhanced existing functionality (such as Terms of Use opt-ins), improved our documentation, and incorporated a Data Processing Addendum into our Terms of Use. Calendly has designed its data privacy program to be compliant with GDPR, both now and as future developments come along. Does Calendly have a Data Processing Addendum (DPA)? We have incorporated a Data Processing Addendum into our Terms of Use. There is nothing additional for you to sign or execute, and by accepting the Terms of Use, the DPA is already in place for you.” |
- Gespreksverslagen
Tijdens een klachtgericht traject maak ik aantekeningen die ik zorgvuldig scan op relevantie voor mijn beeld van het probleem, de context, het doel en de evaluatie. Ik bewaar deze aantekeningen digitaal in een bestand die alleen voor mij toegankelijk is, opdat ik deze informatie later kan raadplegen. Ik werk op een zelfstandig account met een persoonlijke login. De schijf waarop het wordt bewaard, heeft een automatische backup-functie en de data is encrypted als er zonder login en wachtwoord naar wordt gekeken. U heeft te allen tijden recht op inzage in de aantekeningen van onze samenwerking. Vanuit de beroepsvereniging word ik verzocht om deze gegevens nog 20 jaar te bewaren. Als u dit te lang vindt, kunt u dat bij mij aangeven. Ik deel deze gegevens met niemand. Mocht het nodig of interessant zijn om tijdens het behandeltraject een second opinion te vragen, dan kan ik na uw toestemming de casuïstiek anoniem voorleggen aan (een therapeut van) mijn intervisiegroep.
- Factuursturen.nl
Na de behandeling ontvangt u per e-mail een factuur. Hiervoor maakt Volg je voeten gebruik van factuursturen.nl. Binnen de algemene voorwaarden van deze organisatie is een standaard verwerkersovereenkomst van toepassing. Mijn doel is een professionele praktijkvoering en een nette factuur die u (meestal) dezelfde dag nog in uw mailbox ontvangt, hoort daar mijns inziens bij. In deze software registreer ik NAW-gegevens, geboortedatum en prestatiecode. Op deze manier ontvangt u een factuur die de zorgverzekeraar accepteert. Deze gegevens worden buiten de software om met niemand gedeeld. De wettelijke bewaartermijn voor zakelijke administratie is 7 jaar.
https://www.factuursturen.nl/verwerkersovereenkomst
| Factuursturen.nl: | “We hebben gezorgd voor passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. We maken gebruik van geavanceerde firewalls en het netwerkverkeer wordt constant in de gaten gehouden. Alle verbindingen naar onze servers zijn beveiligd met een SSL-verbinding. Alle wachtwoorden worden bij ons veilig opgeslagen d.m.v. cryptografische beveiliging. Wij zijn verplicht om jouw persoonsgegevens die we van je verwerken geheim te houden voor anderen. Het gaat daarbij om de gegevens die we van jou ontvangen en zelf verzamelen om ze te verwerken zoals beschreven in deze overeenkomst. Dit betekent dat alle medewerkers zich houden aan deze geheimhoudingsplicht.” |
- Easy LMS
Als ik u na een behandeling verzoek om een evaluatie in te vullen, dan ontvangt u een link naar de software van Easy LMS. Ik doe dit omdat het leerzaam is om terugkoppeling te krijgen van hoe u de behandeling vond, net als het bewuster te worden van de effecten. De inhoud wordt met niemand gedeeld. De inhoud van de evaluatie blijft ook voor de verwerker vrijwel anoniem als u bij het invullen alleen de voornaam registreert. Meer persoonsgegevens invullen is in deze software niet nodig. Ik weet wie u bent. Na ontvangst hevel ik de antwoorden over naar uw persoonlijke dossier op mijn beveiligde netwerk. Deze gegevens horen vervolgens bij het dossier en worden dus ook 20 jaar bewaard. Als u dit te lang vindt, neem dan even contact met mij op.
https://www.easy-lms.com/nl/overeenkomst-voor-gegevensverwerking
| Easy LMS: | “Rekening houdend met de huidige technische stand van zaken, de kosten van implementatie en de aard, omvang, context en doeleinden van de Verwerking, alsmede het risico van uiteenlopende waarschijnlijkheid en ernst voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, implementeert de Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico dat met de Verwerking gepaard gaat. De Verwerker heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor die personen binnen de organisatie die hiertoe toegang moeten krijgen voor het verlenen van de Services, bijv. door het aantal personen met toegangsrechten te beperken.” |